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Swiss Olympic mit Jedox in Topform für Planung, Budgetierung und Forecast

“Mit Consilix steht uns ein Partner zur Seite, der nicht nur etwas von Planung, sondern auch von unseren Bedürfnissen als Dienstleister und KMU versteht.” 

 

Daniel Schlapbach, Leiter Finanzen von Swiss Olympic

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Der Kunde

Swiss Olympic ist der Dachverband des Schweizer Sports und das Nationale Olympische Komitee der Schweiz. In dieser Doppelfunktion schafft Swiss Olympic die bestmöglichen Voraussetzungen für sportliche Erfolge auf internationaler Ebene und vertritt die Interessen des privatrechtlichen, organisierten Bereichs im Schweizer Sport. Mit seinem Engagement unterstützt und stärkt der Dachverband seine Mitglieder (81 nationale Sportverbände und 25 Partnerorganisationen) und damit rund 19‘000 Vereine mit 2 Millionen Sport treibenden Menschen. Ausserdem verbreitet und verankert Swiss Olympic die olympischen Werte Höchstleistung, Respekt und Freundschaft in der Gesellschaft und setzt sich für einen gesunden, respektvollen und fairen Schweizer Sport ein. Die Organisation wurde 1912 gegründet und hat ihren Sitz in Ittigen bei Bern.

 

Herausforderung

„Citius, altius, fortius – Höher, schneller, stärker“, so lautet seit 1924 das Motto der olympischen Spiele. 
„Einfacher, schneller, effizienter“ – das wünschte sich Swiss Olympic, der Dachverband des Schweizer Sports und das Nationale Olympische Komitee der Schweiz, speziell in Sachen Budgetierung. In der Vergangenheit war Handarbeit mit Excel gefragt, um auf Basis von Daten aus der Finanzsoftware Abacus zu budgetieren. Eine besondere Herausforderung bestand zudem darin, dass sowohl für das Nationale Olympische Komitee budgetiert werden muss, als auch für den Dachverband des organisierten Sports mit seinen zahlreichen, unterschiedlich organisierten Abteilungen. Komplexe Excel-Tabellen in verschiedenen Versionen zwischen den Budgetverantwortlichen per Mail auszutauschen, war für Daniel Schlapbach, Leiter Finanzen von Swiss Olympic, nicht mehr länger tragbar.

„Wir wollen transparente Leistung – das gilt für den Sport ebenso wie für die Budgetierung. Dazu passen der Zeitverlust und die potenziellen Fehlerquellen bei der Planung mit Excel nicht.“Gesucht wurde eine Lösung, über die Mitarbeitende webbasiert planungsrelevante Daten direkt aus Abacus abrufen sowie Plandaten eingeben und ablegen können. Zudem wünschte sich der Verband eine flexible Berechtigungssteuerung, um den Datenzugriff individuell je nach Zuständigkeitsbereich steuern zu können.

 

 

Lösung

Ganz oben aufs Treppchen schafft es Jedox. 
Die Enterprise-Performance-Management (EPM)-Lösung überzeugte durch ihre hohe Planungsfunktionalität, wie z.B. die problemlose Dateneingabe im Web mit Rückschreiben in die Datenbank, die einfache Definition von differenzierten Zugriffsrechten und Workflows für dezentrale Planungsprozesse sowie die starke ETL-Komponente zur Anbindung beliebiger Datenquellen und nachgelagerter Systeme. Zudem hatte Jedox seine Leistungsfähigkeit bereits bei Swiss Ski, dem Schweizerischen Skiverband, unter Beweis gestellt. Auch dort kommt als Finanzsoftware Abacus zum Einsatz. Bei der Realisierung holte sich Swiss Olympic Verstärkung von Consilix, dem Spin-off der Informatec GmbH, der bereits dem Schweizerischen Skiverband zu Bestleistungen in Sachen Budgetierung verholfen hat: Die Consilix AG gilt als echter Hochleistungssportler, wenn es um die Professionalisierung, Vereinfachung und kontinuierliche Verbesserung von Planungs- und Simulationsprozessen in Unternehmen geht.  Nach einer 10 monatigen Projektlaufzeit waren die Implementierung von Jedox, die Anbindung von Abacus sowie ausführliche Testungen abgeschlossen und die Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Planungslösung geschult

 

 

Einsatzbereiche und Nutzen

20 Teamleiterinnen und Teamleiter sowie fünf Mitglieder der Geschäftsleitung nutzen Jedox für die jährliche Budgetierung und quartalsweise Hochrechnungen.  Die Akzeptanz der Lösung war von Anfang an sehr hoch „Dadurch, dass die Budgetierung vorher so kompliziert war und die Oberfläche von Jedox sehr benutzerfreundlich ist, hatten die Anwenderinnen und Anwender richtig Freude daran, mit der neuen Lösung zu arbeiten.“, bestätigt Daniel Schlapbach.  Swiss Olympic profitiert durch den Einsatz von Jedox von einer höheren Daten- und damit Budgetierungsqualität. Die Mitarbeitenden können jetzt direkt auf aktuelle Daten aus Abacus zugreifen. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht die unkomplizierte Eingabe von Daten. Der zeitaufwendige Austausch der Dateneingabe über Excel entfällt. Auf rund 50 Prozent schätzt Daniel Schlapbach die Zeitersparnis.


„Wir können deutlich einfacher, schneller und effizienter budgetieren als zuvor“, bestätigt der Leiter Finanzen. „Zudem lässt sich die Budgetierung über bestimmte Funktionen bei Bedarf immer weiter verfeinern.  Und wir sind flexibel, um sehr schnell die Planung anzupassen, wenn sich budgetrelevante Faktoren ändern.“ 
Wie wichtig Geschwindigkeit und Agilität bei der Budgetierung ist, zeigt sich insbesondere im Rahmen der Corona-Krise: Welche Auswirkungen die COVID-19-Pandemie bringt, welche Kosten anfallen, war und ist kaum absehbar. Entsprechend schwierig ist die Budgetierung – So wurden die Olympischen Spiele für 2020 abgesagt, für 2021 musste neu geplant werden – obgleich zum jetzigen Zeitpunkt unklar ist, ob und unter welchen Bedingungen die Spiele stattfinden können. „Jedox mit seinen Versionierungen vereinfacht uns die Planung hier sehr. Wir können fortlaufend eine neue Version auf Basis der vorhergehenden erstellen und die neusten Entwicklungen einfach abbilden.

 

Daniel Schlapbach, Leiter Finanzen von Swiss Olympic

 

 

Projekt im Überblick

Kunde

Swiss Olympic

Branche

Non-Profit (Verband)

Abteilungen

Finanzen / Controlling

Region

Schweiz, Bern

Herausforderungen

Ablösung von Excel als Tool für die Planung mit Abacus-Daten

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JEDOX

Vorteile

  • Höhere Datenqualität
  • Konsistente Daten
  • Weniger Zeitaufwand durch höheren Automatisierungsgrad
  • Schnellere und agilere Budgetierung

ROI

Schnelle, agile Budgetierung auf Basis konsistenter Daten

Time-to-Value 

Zehn Monate

Quellsisteme

Abacus