RAHN hat Plan

Der Kunde

Die RAHN-Gruppe entwickelt und vertreibt weltweit Performance Materials für hoch spezialisierte Industrien. Die beiden Geschäftsbereiche Energy Curing und Cosmetics bedienen Märkte der Oberflächenbeschichtung und der Kosmetik. 1940 gegründet, beschäftigt die Gruppe heute 130 Mitarbeitende in acht Unternehmen auf drei Kontinenten. Mehr unter: www.rahn-group.com

Herausforderung

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mittels Software hat RAHNbereits seit einigen Jahren auf der Agenda. So kommt als digitalesWerkzeug für die Planung die Enterprise Performance Management 
Software Jedox zum Einsatz – in der Vergangenheit mit mässigem Erfolg. „Wir hatten aber die Vermutung, dass dies nicht an der Software selbst, sondern an der Umsetzung durch einen IT-Dienstleister lag“, erläutert Milena Grossmann, Head of Finance der RAHN AG. „Die Lösung war sehr kompliziert und teils inkonsistent aufgebaut.“
RAHN beschloss, das System durch Consilix auditieren zu lassen. Das Ergebnis bestätigte den Eindruck von Milena Grossmann: Ursache war nicht die Software selbst, sondern der architektonisch nicht ideal gelöste Aufbau und die nicht nachhaltig ausgerichtete Logik. Als „gut“ bewertet wurde die Datenbasis, im Wesentlichen aus SAP Daten, die über die BI-Lösung QlikView bereitgestellt werden. 

Lösung

Alles in allem eine ausbaufähige Basis, sodass sich RAHN entschloss, mit Jedox weiterzuarbeiten und Consilix mit der Betreuung des Systems zu beauftragen. „Wir hatten gleich das Gefühl, mit Consilix einen vertrauenswürdigen Partner an der Seite zu haben, der über wirklich fundiertes Jedox Know-how und Verständnis für unsere Anforderungen hat“, sagt Milena Grossmann. „Diesen Flickenteppich zu betreuen, hat Consilix wirklich einiges abverlangt“, erinnert sich Melanie Leypoldt, General Ledger Manager bei der RAHN AG. „Wir haben in heissen Planungsphasen sogar um Mitternacht, als es kritisch wurde, noch Support von Consilix bekommen, diese enorme Einsatzbereitschaft war wirklich herausragend.“ Mit dem Wechsel des Planungszyklus auf einmal jährlich wurden Anpassungen erforderlich, die RAHN zeigten, dass ein 
Leben mit dem Flickenteppich auf Dauer mehr Zeit, Geld und Nerven kostet, als die Lösung durch Consilix neu aufsetzenzu lassen. Genau die richtige Entscheidung, wie sich herausstellen sollte.

Einsatzbereiche und Nutzen

Gemeinsam mit Consilix wurde zunächst analysiert, welche vorhandenen Reports erforderlich sind. Anschliessend passte Consilix Architektur und Logiken unter Berücksichtigung spezieller Sachverhalte bei RAHN an, etwa dem Kommissionsvertrieb und Inter-Company-Verflechtungen. Gleichzeitig sorgte Consilix mit dem Re-Design für grösstmögliche Einfachheit und Nachhaltigkeit. Um in diesem Zusammenhang Synergien zwischen Jedox und QlikView bestmöglich zu nutzen, stimmte sich Consilix eng mit dem Qlik Elite Solution Provider effeqt ab, der die Qlik-Landschaft bei RAHN betreut. „Wir haben zum Beispiel früher die Währungs-Referenzkurse manuell eingegeben, Consilix hat den pragmatischen Vorschlag gehabt, die Daten automatisiert aus SAP über QlikView einfliessen zu lassen“, berichtet Milena Grossmann. Ebenso erfolgen Berechnungen wie Preis pro Kilo automatisch im Hintergrund.

Geplant werden die Verkaufsseite sowie die Erfolgsrechnung (P&L) für die drei kommenden Jahre. Zunächst erfolgt eine Prüfung der Vergangenheitszahlen als Basis für die Planung. Für die Vertriebsplanung geben anschliessend die rund 30 Vertriebsmitarbeitenden über eine nutzerfreundliche Eingabemaske ihre geplanten Produktmengen und Preise ein, die von den jeweiligen Fachvorgesetzten geprüft werden.                                          Die Vertriebsplanungsdaten werden dann mit Lohn- und Finanzdaten des CFO und der Abteilungsleitenden für die Finanzplanung aufbereitet.

„Mit der neu aufgesetzten Lösung hatten wir seit Langem wieder ruhige, entspannte Herbstferien – die Planung hat reibungslos funktioniert“, so Milena Grossmann. Positive Rückmeldung gab es auch von den Mitarbeitenden im Vertrieb, was Nutzerfreundlichkeit und Verarbeitungsgeschwindigkeit betrifft. 

„Wir haben gemerkt, wie viele Altlasten wir von Planungsphase zu Planungsphase mitgezogen haben, die dann Auswirkungen auf die Zahlen hatten, was auch dazu führte, dass das Vertrauen in die Zahlen nicht mehr da war. Jetzt haben wir dieses Vertrauen zu einhundert Prozent“, ergänzt Melanie Leypoldt.

„Sowohl prozess- als auch systemseitig hat Consilix uns mit viel Engagement und sinnvollen Optimierungsmassnahmen zu einer deutlich schnelleren, effizienteren und besseren Vertriebs und Finanzplanung mit Jedox verholfen“

Melanie Leypolt, Leiterin Hauptbuch, RAHN AG

„Wir haben gemerkt, dass eine gute Planungslösung nicht nur eine Sache des richtigen Tools ist, sondern auch der Umsetzung durch einen Partner auf Augenhöhe, der umfassendes technologisches Wissen hat und tiefes 
Verständnis für unsere Geschäftslogik und Prozesse.“ 

Milena Grossmann, Head of Finance, RAHN AG