Kantonsspital Graubünden: intelligente Planung und informatives Reporting mit Jedox
Aufgrund der guten Praxiserfahrung mit Jedox als Reportinglösung für den Finanzbereich löste das Kantonsspital Graubünden die Excel- und Access-basierte Bedarfs-, Kosten- und Erlösplanung mit einer von Consilix auf der Grundlage von Jedox entwickelten Planungslösung ab.
Das Zentrumspital profitiert von der Möglichkeit, sowohl Planungs- als auch Reportingaufgaben auf Basis von Daten aus verschiedenen Quellsystemen wie SAP, einem Krankenhausinformations-, einem Pflegesystem sowie weiteren Subsystemen über Jedox abzubilden.
Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht die einfache und flexible Nutzung direkt in den Fachabteilungen
Martin Fuchs, Controller, Kantonsspital Graubünden
Der Kunde
Das Kantonsspital Graubünden ist das Zentrumsspital der Südostschweiz und ist mit über 2'500 Mitarbeitenden der grösste selbstständige Arbeitgeber des Kantons. Das Krankenhaus verfügt über ein vielseitiges medizinisches und chirurgisches Angebot. Mit 36 verschiedenen Disziplinen wie z. B. Herz- und Gefässchirurgie, Onkologie und Frauenklinik bietet es die meisten Behandlungsformen eines modernen Zentrumsspitals an. Im KSGR werden jährlich zwischen etwa 17'000 und 18'000 Patientinnen und Patienten stationär behandelt, zwischen ca. 80'000 und 90'000 ambulant. Mit knapp 300 betriebenen Betten sichert das Kantonsspital Graubünden die medizinische Grund- und Zentrumsversorgung für die Spitalregion Churer Rheintal, das übrige Kantonsgebiet sowie der ganzen Südostschweiz. Mehr unter www.ksgr.ch.
Herausforderung
Das Kantonsspital Graubünden verordnete sich ein Makeover der Fallmengen-, Erlös- und Kostenplanung. Die bisherige Vorgehensweise über Extraktionen von Daten aus verschiedenen Quellsystemen wie SAP, einem Krankenhausinformations- sowie einem Pflegesystem und weiterer Subsysteme mit Weiterverarbeitung in Excel war aufgrund des hohen manuellen Aufwands zu zeitintensiv und fehleranfällig. Das Krankenhaus suchte eine moderne Planungslösung mit einem hohen Automatisierungsgrad, die auch ohne IT-Fachwissen und mit wenig Aufwand direkt in den Fachabteilungen durch die Kostenstellenverantwortlichen bedient werden kann. „In der Vergangenheit musste ich für die Budgetierung und Planung verschiedene Excel-Listen über ein in Access
eigenentwickeltes Programm zusammenführen“, erläutert Martin Fuchs, Controller im Kantonsspital Graubünden.
„Da wir Bottom-up budgetieren, ist es entscheidend, schrittweise Planzahlen auf höheren Ebenen zu verdichten. Wir waren aber nicht in der Lage, Daten Realtime zu konsolidieren, sondern konnten erst, wenn alle Planzahlen von den Kostenstellenverantwortlichen vorlagen, ein Endergebnis abbilden.“
Lösung
Bereits seit einigen Jahren – genauer seit 2010 –setzt das KSGR für Reportingzwecke auf Jedox (mit "PALO", der Vorgängerversion von Jedox). So wurden die Kostenstellenverantwortlichen beispielsweise mit Berichten zur Kostenarten- und Kostenstellenrechnung versorgt – zunächst per Excel-Integration, später per Web. Ein guter Grund, um auch die Planungsfunktionalitäten der Enterprise-Performance-Management(EPM)-Lösung genauer in Augenschein zu nehmen. Jedox überzeugte funktionell und hinsichtlich der Bedienbarkeit, sodass das Klinikum Consilix als bereits bewährter Jedox-Partner des KSGR mit der Umsetzung von Planungsanwendungen beauftragte.
Innerhalb von wenigen Monaten erfolgte die Projektumsetzung. Die Daten werden aus den Quellsystemen extrahiert und als .csv-Dateien in Jedox importiert. Die Datenaktualisierung erfolgt je nach Datentyp monatlich (z.B. Lohndaten) oder 14-tägig (Fälle, Taxpunkte, Obligos).
Einsatzbereiche und Nutzen
Rund 70 Kostenstellenverantwortliche aus dem Controlling, der Ärzteschaft, dem Finanzwesen, der Verwaltung, der Geschäftsführung, der IT und der Personalabteilung planen aktuell Bedarfe, Kosten und Erlöse mit Jedox.
Einen Schwerpunkt im Bereich der Bedarfsplanung bildet die Fallmengenplanung. Dazu gehört die Anzahl an Patienten, die im Klinikum voraussichtlich behandelt werden, sowie die Menge der Operationen nach Schwierigkeitsgrad respektive Taxpunkten.
Im Rahmen der Applikationsentwicklung für die Kostenplanung erwies sich das umfassende betriebswirtschaftliche Know-how und die fundierte Jedox-Expertise von Consilix als besonders hilfreich: Das Klinikum verfügt mit knapp 6'300 Kostenarten und fast 900 Kostenstellen, die miteinander verwoben sind, über sehr komplexe Kostenstrukturen, die natürlich auch in der Planungsanwendung widergespiegelt werden mussten.
Das Feedback der Kostenstellenverantwortlichen ist sehr positiv. „Vom Aufbau ähnelt Jedox Excel, insoweit haben die Mitarbeitenden, die planen müssen, sich nicht komplett neu orientieren müssen“,
berichtet Martin Fuchs. „Die Kostenstellenverantwortlichen können mit Jedox Planzahlen wesentlich effizienter erstellen, da sie gleichzeitig über die Jedox-Oberfläche Informationen zur Verfügung gestellt bekommen, wie hoch die Erlöse bzw. die Aufwände auf diesen Kostenarten in der Vergangenheit waren und wie hoch sie im aktuellen Jahr sind.“
Mit dem Einsatz von Jedox sowohl für Reporting- als auch Planungszwecke ist das Spital zudem in der Lage, die Planzahlen mit den Ist-Zahlen, die laufend nachgeführt werden, abzugleichen. „Wir können jetzt ein Kostenstellen- und ein Profitcenter-Controlling unkompliziert umsetzen“, sagt Martin Fuchs.
Die Lösung überzeugt zudem mit einer hohen Verarbeitungsgeschwindigkeit: Binnen zwei Sekunden lässt sich eine Einzelbuchung aus der jährlichen Menge von rund einer Million Buchungen über die Jedox-Oberfläche aufrufen.
Anpassungen der Lösung sowohl hinsichtlich der Planung als auch des Reportings nimmt das Klinikum eigenständig vor. In Einzelfällen unterstützt Consilix das KSGR bei der Anwendungsentwicklung.
Martin Fuchs, Controller, Kantonsspital Graubünden
Projekt im Überblick
Kunde
Kantonsspital Graubünden (KSGR)
Branche
Medizin
Abteilungen
Gesamte Organisation
Region
Chur, Schweiz
Herausforderungen
Ablösung des Excel-basierten Planungsverfahrens
Lösung
Vorteile
- Planung und Reporting über eine Lösung
- einfache Bedienoberfläche
- hohe Planungs- und Reportingfunktionalität
- reduzierter zeitlicher Aufwand durch hohen Automatisierungsgrad
Time-to-Value
Drei Monate
Quellsisteme
- KIS
- SAP
- Pflegesystem
- Finanzsoftware
- Zeiterfassungssystem
- Weitere Subsysteme
- Excel Direktimporte