Budgetierung von 13 Unternehmen in einem Tool: Jungfraubahnen setzen auf Consilix
Die Jungfraubahnen haben gemeinsam mit Consilix Ihren Budgetierungsprozess durch eine effiziente, flexible und skalierbare Anwendung verbessern können. Die bisherige Excel-Lösung wurde vollständig abgelöst. Für die Budgetierung im monatlichen respektive jährlichen Rhythmus von 13 juristischen Einheiten und rund 850 Kostenstellen wurde die Consilix-Planungslösung auf Basis der Software Jedox eingeführt. Die Gruppe profitiert von einem effizienteren Budgetierunsgprozess und einer höheren Transparenz über Budgetdaten. Zudem ist die Qualität der Budgetierung gestiegen, da die Daten automatisch in das ERP-System Abacus übernommen werden und Budgetpositionen im laufenden Prozess geprüft und kommentiert werden können
Bernhard Stähli, Leiter Rechnungswesen / stv. CFO, JUNGFRAUBAHNEN MANAGEMENT AG
Der Kunde
Die Jungfraubahn-Gruppe ist ein führendes touristisches Unternehmen und das bedeutendste Bergbahnunternehmen der Schweiz. Sie betreibt unter anderem Ausflugsbahnen und Wintersportanlagen in der Jungfrau-Region. Das wichtigste Angebot ist die Reise zum Jungfraujoch – Top of Europe, der höchstgelegenen Eisenbahnstation Europas. Die Jungfraubahn Holding AG ist eine an der Schweizer Börse SIX notierte AG und umfasst elf Tochtergesellschaften in den drei Segmenten Jungfraujoch – Top of Europe, Wintersport und Erlebnisberge.
Zusammen mit der Berner Oberland-Bahnen AG bildet sie unter der Bezeichnung Jungfraubahnen eine strategische Allianz, um Synergien zu nutzen.
Herausforderung
In den letzten Jahren haben die Jungfraubahnen ihr Tätigkeitsfeld stark ausgeweitet, um sich als integriertes Freizeit- und Serviceunternehmen zu positionieren. Beispiele sind das Generationenprojekt V-Bahn – zwei Seilbahnen, die die Talstation Grindelwald Terminal mit den Bergstationen Eigergletscher und Männlichen verbinden – sowie die Integration der Gastronomie innerhalb ihres Geschäftsfelds Jungfraujoch – Top of Europe. Entsprechend gewachsen sind auch die Anforderungen an die Budgetierung. 13 juristische Gesellschaften sind mittlerweile unter dem Dach der Unternehmensgruppe vereint, budgetiert werden rund 850 Kostenstellen. Der bisherige Budgetierungsprozess mit dem ERP-System Abacus war nicht mehr effizient genug: Die rund 50 Kostenstellenverantwortlichen haben Daten zu 850 Kostenstellen in Excel-Listen erfasst, die dann im Rechnungswesen aufbereitet und ins Abacus übertragen wurden. Auch fehlte die Möglichkeit einer Übersicht über den Bearbeitungsstand der einzelnen Budgets. Zudem erfordern einige Geschäftsbereiche kürzere Budgetierungszyklen als die üblichen zwölf Monate. Für die Gastronomie müssen beispielsweise Personaleinsatz, Umsatz, Warenaufwand monatlich budgetiert werden, da diese Bereiche starken Schwankungen der Besucherzahlen aufgrund von Wetter und Saisonzeiten unterliegen.
Lösung
Um die Budgetierung effizienter zu gestalten, sollte eine dedizierte Software zum Einsatz kommen. Für deren Auswahl, Implementierung und Applikationsentwicklung holte sich die Unternehmensgruppe Berater von Consilix ins Haus. Für die Professionalisierung, Vereinfachung und kontinuierliche Verbesserung von Planungs- und Simulationsprozessen hat Consilix eine Lösung auf Basis von Jedox konzipiert. Überzeugt hat, dass Jedox vollständig in Abacus integrierbar ist. Zudem bietet die Software eine benutzerfreundliche Oberfläche für die unkomplizierte Dateneingabe. „Consilix hat für Swiss Olympic, die wie wir Abacus als ERP-System einsetzen, eine Planungslösung auf Basis von Jedox realisiert“, berichtet Bernhard Stähli, Leiter Rechnungswesen und stellvertretender CFO der Jungfraubahnen Management AG. „Diese haben wir uns bei einem Referenzbesuch angeschaut und waren überzeugt, sowohl in Sachen Software als auch in Sachen Partner die richtig Wahl getroffen zu haben.“
Einsatzbereiche und Nutzen
Consilix entwickelte in enger Abstimmung mit den Jungfraubahnen einen Prototyp und realisierte die Anbindung an Abacus. Im Fokus stand dabei eine einfache, selbsterklärende Nutzbarkeit, die keine IT-Kenntnisse erfordert. „Dabei hat sich der hohe Praxisbezug von Consilix gezeigt“, sagt Bernhard Stähli. „Unsere Anliegen wurden immer direkt verstanden und lösungsorientiert umgesetzt. Auch auf Supportfragen bekommen wir sehr schnell und persönlich hilfreiche Rückmeldungen.“
Im Rahmen des neuen Budgetierungs-Workflows erhalten die Mitarbeitenden per E-Mail die Aufforderung, ihre Budgetdaten über entsprechende Eingabemasken in Jedox einzupflegen. Der jeweilige Vorgesetzte prüft dann die Eingaben und leitet sie an die Finanzabteilung oder bei Beanstandungen zurück an den zuständigen Mitarbeitenden. „Durch die Möglichkeit, während und nicht erst am Ende des Budgetierungsprozesses Überarbeitungen der Zahlen einfordern zu können, sparen wir Zeit und erreichen einen höhere Qualität in der Budgetierung“, erklärt Bernhard Stähli.
Zudem profitiert die Unternehmensgruppe von der Flexibilität, sowohl monatlich aus auch im Jahresturnus budgetieren zu können, etwa für den Unterhaltsbereich. Darüber hinaus ermöglichen es der höhere Detailierungsgrad und die hinzugewonnene Transparenz, genauer zu identifizieren, wo sich sinnvolle Einsparungspotenziale realisieren lassen.
Die Beteiligten können über Notizfelder Erläuterungen zu Budgetpositionen einpflegen. „Das sorgt für ein besseres Verständnis der Daten, beispielsweise, um im Folgejahr noch nachvollziehen zu können, warum welche Position wie budgetiert wurde“, so Bernhard Stähli weiter.
Bernhard Stähli, Leiter Rechnungswesen / stv. CFO, JUNGFRAUBAHNEN MANAGEMENT AG
Projekt im Überblick
Kunde
Jungfraubahnen Management AG
Branche
Transport-, Tourismus- und Freizeitindustrie
Abteilungen
Controlling
Region
Schweiz
Herausforderungen
Implementierung von Jedox und eines Budgetierungs-Workflow
Vorteile
- Effizientere Budgetierung und höhere Datenqualität durch den Wegfall der manuellen Datenaufbereitung in Excel
- Vereinfachte Eingabe budget-relevanter Daten
- Kürzerer Budgetierungsprozess
- Höhere Transparenz des Bearbeitungsstatus