Budgetierung von über 500 Kostenstellen

Der Kunde

„Moving your world forward“ – unter diesem Motto bietet der globale Logistikdienstleister JCL Logistics Leistungen in den Bereichen Road &Rail, Air & Ocean, Contract Logistics und B2B/B2C an. Für den sicheren und zuverlässigen Transport von Gütern und effizientes Warehouse Management sorgen rund 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 55 Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Benelux. Mehr unter https://www.jcl-logistics.com/

Vereinfachung der Budgetierung

Das Fundament für effiziente, moderne Logistikprozesse bilden unter anderem IT-Lösungen, die eine Vereinfachung von Prozessen, höhere Wirtschaftlichkeit und Transparenz ermöglichen. Vor diesem Hintergrund wollte JCL seine Planungsprozesse für Deutschland, Österreich, die Schweiz und Holland optimieren. Die manuelle Erstellung von Berichten mit Zahlen aus SAP sollte durch eine automatisierte Planungssoftware abgelöst werden, die eine möglichst hohe Flexibilität bezüglich der verarbeitbaren Daten und der Anwendungsbereiche ermöglicht. Nach einer Präsentation von Jedox war der Logistikspezialist überzeugt, die passende Software identifiziert zu haben. Beeindruckt hat JCL vor allem, dass Jedox sowohl Funktionen für die Budgetierung und Planung als auch für Analyseanforderungen und das Reporting bietet.

Consilix meistert Komplexität

Als Herausforderung entpuppte sich zum einen die Anbindung, bzw. Verknüpfung der Daten aus SAP ERP und SAP BW sowie den operativ eingesetzten Vorsystemen. Zum anderen ist die Komplexität der Budgetierung bei JCL aufgrund der internationalen Ausrichtung und der vielen Niederlassungen sehr hoch. Abgebildet werden müssen Finanz- und operative Kennzahlen von rund 1.500 Kostenstellen. «Das sind nicht nur Finanzzahlen, sondern auch kundenspezifische Messgrössen, die sich massiv unterschieden, da wir beispielsweise sowohl im B2C- wie auch im Air & Ocean-Bereich unterwegs sind. Wir liefern dem Privathaushalt per Transporter ein Sofa und transportieren gleichzeitig für Grosskunden Container mit Gütern per Schiff oder Bahn», erläutert Thomas Sawitzki, Senior Business Controller bei der JCL Logistics Switzerland AG.

Das passende technologische Knowhow in Sachen SAP und Jedox hatte Consilix auf Lager – verbunden mit Branchenerfahrung und Best Practices im Bereich Planung und Datenanalyse. „Consilix hat alle Hebel in Bewegung gesetzt, um sämtliche An- und Herausforderungen, die mit dem Projekt verbunden waren, umzusetzen – allen voran hat sich das tiefe Verständnis für Daten bewährt, das Consilix mitbringt. Mit so einem Team zu arbeiten und Lösungen zu schaffen, macht wirklich Spass", bestätigt Thomas Sawitzki.

Budgetierung Planung Reporting und KPI-Visualisierung

„Aufgebaut hat Consilix die Lösung in Rekordzeit“, so Thomas Sawitzki. „Gestartet sind wir im Juni, bereits im September konnten wir mit der Lösung budgetieren.“ Budgetiert wird über die festgelegten Messgrößen in den Kostenstellen Umsatz und Kosten der 15 größten Kunden sowie der zusammengefassten restlichen Kunden. Preis- und/oder Kosten Erhöhungen oder Reduktionen können auf Monatsebene individuell je Kunde angepasst werden, ebenso die Volumen.

Die Personal- und Sozialkosten werden pro Kostenstelle mithilfe von Full-Time-Equivalents (FTE) ermittelt und anschliessend direkt in das Budget integriert. Die Festlegung von Kostenarten, die noch nicht durch diese treiberbasierte Budgetierung ermittelt werden, erfolgt im Budget mit entsprechenden Jedox-Tools. Um eine effiziente und kontrollierte Budgetierung zu gewährleisten, hat Consilix zusätzlich einen Workflow implementiert, der dem Budget-Verantwortlichen zu jeder Zeit einen umfassenden Überblick über den Fortschritt und die Kontrolle der Arbeitsabläufe ermöglicht. Ein großer Mehrwert für JCL ist die Verfügbarkeit eines KPI-Dashboard. Bereit gestellt werden detaillierte Kennzahlen wie Umsatz und Kilogramm je Sendung oder Sendungen je FTE, die sich aus Perspektiven wie Region und Kunde betrachten 
lassen. Dem Berechtigungskonzept entsprechend können die rund 55 User ihre Kennzahlen abrufen, die täglich aktualisiert werden.

In Zusammenhang mit den verschiedenen Berichten im P&L Reporting dienen diese Daten als Grundlage für die Abschlussbesprechung. Ein aufgebauter One-Pager bietet eine klassische Profit & Loss-Sicht und zeigt auf, wie sich die Ergebnisse einer bestimmten Kostenstelle oder eines bestimmten Bereichs im Vergleich zum Vorjahr und zum Budget entwickeln.

Die Lösung von Consilix

„Die Lösung von Consilix heisst für mich, nicht nur effizienter budgetieren, sondern auch sehen und agieren: Ich klicke ein Land an und kann mir anschauen, was genau an jedem einzelnen Tag läuft. Ich kann Ist-Werte gegen das Budget laufen lassen. Zusätzlich ist es möglich auf Ist-Basis zu sehen, wie sich Standorte vom Volumen her entwickeln – und das auf jeder Kostenstelle. Aus diesen Informationen können wir unternehmerische Entscheidungen ableiten – zum Beispiel, wie sich die Lagerfläche optimieren lässt, ob ein Gespräch mit einem bestimmten Kunden erforderlich ist etc. Wir können vorzeitig steuern, statt nachgelagert zu reagieren!“

„In der Vergangenheit haben wir zum Teil über 50 Excel-Dateien an Bereichsleiter gesendet. Mit der Jedox-basierten Lösung von Consilix lassen sich per Knopfdruck tagesaktuelle steuerungsrelevante Kennzahlen abrufen und die Konsolidierung der Bereiche und Landesgesellschaften läuft automatisch“

Thomas Sawitzki, Senior Business Controller JCL AG